Bij Bespeak zijn we gek op het ontwerpen van aantrekkelijke en toegankelijke leermiddelen die ervoor zorgen dat de benodigde kennis en ervaring bij de student in het hoofd komt. We pakken iedere opdracht projectmatig aan en er zijn veel verschillende projectmanagementmethoden met ieder zijn eigen kwaliteiten. Zijn projectmanagementmethodes een middel of een doel?
Bij Bespeak zijn we gek op het ontwerpen van aantrekkelijke en toegankelijke leermiddelen die ervoor zorgen dat de benodigde kennis en ervaring bij de student in het hoofd komt. Om dat voor elkaar te krijgen, werken we samen in teams waarin iedereen een eigen rol heeft. De onderwijskundig ontwerper weet alles van het overbrengen van de leerstof, de functioneel ontwerper zorgt ervoor dat de online leeromgeving goed werkt en intuïtief te gebruiken is en de grafisch ontwerper maakt een mooi ontwerp dat past bij de klant en de student. Daarnaast werken we graag samen met partijen die illustraties, fotografie, films of onderliggende techniek verzorgen. Een hele club mensen bij elkaar met ieder hun eigen expertise, maar met een gemeenschappelijk doel.
Dat is echter nog geen garantie op mooie leeromgevingen of boeken die op tijd klaar zijn en voldoen aan alle wensen van de opdrachtgever. Dus hoe zorg je ervoor dat de scripts op tijd klaar zijn voor een filmdag, het grafisch ontwerp op tijd af is voordat de omgeving technisch wordt gebouwd en de onderwijskundig ontwerpers precies weten welke onderwerpen op welke plek aan bod moeten komen in het leermiddel? Dat doen we door elk traject projectmatig op te pakken. Nu zijn er veel verschillende projectmanagementmethoden die we allemaal wel kennen: PRINCE2, Agile Scrum, Lean of IPMA zijn enkele veelgebruikte methoden. Elke methode heeft zijn eigen kwaliteiten en overlapt ook vaak met andere methoden. In de praktijk kiest een organisatie vaak voor een methode die op dat moment ‘in’ is of een methode die binnen de organisatie voor alle projecten wordt gebruikt. De methode lijkt een doel op zich te worden in plaats van een middel. Uiteraard hebben alle methoden hetzelfde doel: een succesvol resultaat opleveren binnen de gestelde kaders.
Bij Bespeak hanteren we niet één bepaalde methode, maar werken we wel projectmatig. Daarbij maken we gebruik van diverse onderdelen uit bestaande methoden en theorieën en de ervaring daarmee uit eerdere projecten. Zo schrijven we bij grote projecten altijd een offerte en plan van aanpak, maar kan het zijn dat we bij kleinere projecten volstaan met een duidelijke projectopdracht. Een heldere planning met go-/no go-momenten en duidelijk budget is in alle situaties van belang, maar om de voortgang van het project te monitoren, kiezen we in sommige trajecten voor een wekelijks projectoverleg en in andere trajecten voor een dagelijkse stand-up. Bij online leermiddelen gebruiken we vaak onderdelen die we kennen uit de Agile Scrum-methode, zeker als een klant nog niet precies weet wat hij wil.
Maar bij de ontwikkeling van een fysiek boek is het juist fijn om voor een planning volgens het watervalmodel te kiezen, waarbij eerst alles wordt ontworpen en daarna wordt ontwikkeld. Daarnaast zijn er trajecten waarbij we voor opdrachtgevers jaarlijks de online omgeving mogen aanvullen met nieuwe content, bijvoorbeeld met een magazine over de nieuwste richtlijnen rondom geneesmiddelen of een nieuw onderwerp binnen de module veilig werken in de slagerij. Hoewel je dit kunt zien als een project, heeft het meer weg van een routinematige activiteit. Hiervoor schrijven we niet telkens een plan van aanpak, maar stellen we wel een duidelijke planning op.
Al met al is het de kunst om uit alle bestaande methoden datgene te gebruiken dat helpt om te komen tot het juiste eindresultaat en niet de verschillende methoden als doel op zich te gebruiken. Doe vooral je voordeel met alle tools die binnen deze methoden zijn ontwikkeld, kies bewust en laat ze bijdragen aan het resultaat dat je wilt bereiken. In ons geval zijn dat aantrekkelijke en toegankelijke leermiddelen waarmee we zelf graag aan de slag zouden willen gaan.